Обо всём и ни о чём

Обо всём и ни о чём

Тема GTD была популярна всегда. Даже до написания знаменитой книги GTD. Просто она тогда называлась по-другому. Наверняка же каждый 2ой человек в своей жизни задавался проблемой лавины дел и проблемой решения этих дел. Надо эти дела не просто решить, а выработать какую-то систему, чтобы почти никогда почти ничего не забывать. Это целая задача огромного масштаба. А для некоторых и вовсе невыполнимая задача. Я решил рассказать о своём опыте построения системы дел.

Для начала я решил поставить вопросы, которые я хотел выполнить построением системы дел. Сначала это были примерно следующие вопросы:

Никакой бумаги. Я решительно почти отказался от неё (на работе приходится иметь дело с бумагой в любом случае, да и дома счета приходят на бумаге).

Желательно иметь все свои дела всегда с собой, это подразумевает под собой полную синхронизацию всего со всем. От этой идеи пришлось отказаться, т. к. на работе есть доступ только к e-mail, и не более.

Желательно чтобы всё было в одной программе.

Полностью от бумаги отказаться, конечно же, пока невозможно. На работе много бумажек, плюс дома. Но дела на бумаге вести не буду, это дополнительно носить с собой какой-нибудь ежедневник, а если забыл/потерял? Всё. Поэтому было решено использовать только электронные средства.

Т. к. на работе отсутствует полный доступ в интернет – можно забыть о полной синхронизации. (Да и устанавливать программы только под Администратором, который закрыт). Пытался найти программы, которые бы хоть как-то проводили синхронизацию по USB, но потом забил и на это, т. к. это дополнительный геморрой – забыл вставить USB-шнурок в конце дня – всё пропало. И другие похожие проблемы. Тогда я решил, что работу с домом скрещивать не имеет смысла вообще. Пусть будет отдельно дом, отдельно работа.

Для работы задача о планах, сроках и других вопросах решилась легко. Т. к. почта настроена в Outlook, да там есть и задачи – решил вести дела там. И нисколько не ошибся. Это чуть ли не единственная программа, которая позволяет настроить вид колонок задач именно так, как это нужно тебе (есть ещё ToDoList). Плюс интеграция с почтой.

Для дома же пришлось повозиться, т. к. ограничений, которые присутствуют на работе здесь нет, а есть полная свобода действий и выбора.

Были опробованы множество сервисов и систем. Пришёл к выводу, что истинную систему GTD мне не понять никогда. Пришёл я к следующей системе:

Трезво рассудив, что нынче без телефона (читай смартфона)/планшета никуда (а у меня так и есть) – необходимо большинство дел забивать именно там, а потом уже, если это необходимо, корректировать на компьютере. Так же я отметил, что электронная почта стала основой для получения разнообразных напоминаний. Поэтому всю систему решил основывать на почте.

Сейчас у нас сформировались по большому счёту 3 мобильные экосистемы. Это Microsoft (Windows Phone + Win8 + Web), Apple (iOS + MacOS + Web), Google (Android + Web). Я рассматриваю систему на базе планшета Android и сервисов Google. Если используется другая экосистема, то перевести опыт на неё не составит труда, ибо всё в облаке, всё доступно.

Все цикличные дела заносятся в календарь. Для Google это календарь от Google, у Microsoft свой календарь, у Apple есть iCloud. Все цикличные дела это дни рождения сотрудников (все календари раздельные), родственников, домашние дела (оплата ЖКХ, света, детского садика). В общем все дела, которые имеют привязку к времени/дате и которые повторяются с определённой периодичностью.

На все срочные и важные дела ставятся напоминания по e-mail.

Сейчас большинство сервисов умеют напоминать о необходимости оплаты, либо каких-либо других важных действиях. Поэтому…

Поэтому в ящик сбрасывается все необходимые напоминания. Будь то оплата кварплаты или ДР коллеги (из календаря), либо необходимость оплаты хостинга/домена (от сервисов). Чтобы не запутаться в куче дел необходимо подчистить ваши «Входящие». Идеально – это когда входящие пусты. Непрочитанное письмо говорит о средней срочности/важности дела, прочтённое о низкой срочности/важности дела.

Так же, чтобы записывать дела, которые не относятся к какому либо времени и не имеют никакой срочности, а просто должны быть когда-нибудь выполнены – необходимо завести простой To-do-менеджер. Это может быть Tasks, который синхронизируется с Google Tasks, либо «Напоминания» в iOS.

Теперь, когда у нас есть какое-то дело – нам приходит письмо. Главные дела у нас скапливаются в e-mail. Несрочные дела записываются и висят в ToDo (показывает нам дела либо виджет на Android, либо красный кругляш на iOS). Телефон/планшет обычно проверяет почту и высвечивает какое-либо сообщение о пришедшем «деле».

Вот такая вот система выросла как-то сама собой, когда я уже отчаялся привести свои дела в порядок. Основа – e-mail и календарь, а помощник – To-do-программа. Главное, что эта система работает в любой из мобильных экосистем, а так же позволяет, при смене экосистемы, не потерять информацию (переадресация почты, экспорт/импорт календаря).


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru