Приемы ОПТИМИЗАЦИИ коммуникаций преподаватель-студент

Приемы ОПТИМИЗАЦИИ коммуникаций преподаватель-студент

Применение Google-алгоритма в практике общения между преподавателями и студентами имеет некоторые нюансы, которые упрощает оптимизация коммуникаций.

Знакомство с почтовым сервисом Gmail открывает удивительные возможности практично, удобно и комфортно обеспечивать процесс обучения. Одновременно с регистрацией аккаунта пользователь получает почтовый ящик и доступ к различным сервисам Google, которые оказывают колоссальную помощь в жизни и преподавателей, и студентов, как, собственно, и просто людей, связанных регулярными коммуникациями. Систематизация коммуникаций преподаватель-студент обеспечивается сервисом Google Groups. Фактически, ОДИН РАЗ сформировав группу, всю последующую корреспонденцию преподаватель отправляет со своего почтового ящика, а сообщения с заданиями, дополнительными материалами, уведомлениями и объявлениями КАЖДЫЙ СТУДЕНТ получает на свой индивидуальный почтовый ящик. Ответы направляются в ЦЕПОЧКИ ПИСЕМ, что позволяет эффективно отслеживать, кто и как выполнил поставленные задачи, а также комментировать и получать дополнения, в случае необходимости. Определенная степень оптимальности коммуникаций на лицо: письма содержат необходимую информацию, одной отправкой корреспонденция адресуется необходимому кругу получателей, задания и ответы ИМЕННО НА ЭТИ ЗАДАНИЯ не перепутываются… ТЕМ НЕ МЕНЕЕ …

Представим себе, что в наш почтовый ящик в течение семестра, кроме личной корреспонденции, поступают письма, тематически связанные с десятком дисциплин, от пары сотен студентов, и доброй дюжины преподавателей и их помощников ( например, методистов). Кроме того, любой может запамятовать, какое из заданий было оправлено последним, или, на какое из заданий еще не отправлен ответ. Совсем не случайно приходит на ум, что где-то по другой дисциплине уже были проведены расчеты, которые вполовину сократят время на выполнение нынешнего задания. Припоминается, что из раза в раз, в письмах-ответах встречаются одни и те же ошибки, причина которых кроется в каком-то из первых заданий. А еще может понадобиться вернуться к одной из предыдущих тем в последующем задании.

Как преодолеть ЭТУ РУТИНУ коммуникаций преподаватель-студент?

Будем последовательны и определим, что же важно предусмотреть и какими инструментами Google-алгоритм позволяет осуществить оптимизацию коммуникаций.

1. Необходимо, чтобы и СТУДЕНТ, и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ могли четко идентифицировать друг друга в процессе коммуникаций.

На самом деле, настройки пользователя Google-алгоритма имеют один важный нюанс. ИМЯ, которое пользователь выбирает в качестве ЛОГИНА при регистрации аккаунта, может иметь достаточно абстрактные формы сокращений, комбинации знаков, которые имеют сугубо индивидуальную ассоциативность. Соответственно, по адресу отправителя иногда сложно идентифицировать конкретную личность. По определенным причинам люди могут не желать размещать свое фото и все, что мы видим, получая письмо – безликий силуэт. Кто-то предпочел использовать латинский шрифт и т. д.

Оптимизация коммуникаций предполагает, что все участники общения одинаково настроят отображение своего имени и фамилии, естественно, предпочтительнее по единой форме. Например, для облегчения рутинных поисков ответа от нужного адреса, это может быть формат: Фамилия Имя, кириллического написания (в некоторых случаях, однако, это может быть согласованный для данной группы алфавит/язык). Для этого в правом верхнем углу входим в настройки, выбираем закладку/раздел «АККАУНТЫ И ИМПОРТ». В пункте «отправлять письма как» справа нажимаем на слово «Изменить». В новом окне, в пустом окне внесение фамилии и имени в согласованном формате займет считанные секунды. ОБЯЗАТЕЛЬНО сохраняем изменения. И коммуникации преподаватель-студент обретают корректную и удобную форму.

2. Крайне важно, чтобы и СТУДЕНТ, и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ имели четкое представление, о какой учебной дисциплине идет речь.

Следует учитывать, что при отправке корреспонденции через Google Groups письмо может формироваться непосредственно от руководителя группы. В нашем случае – это преподаватель, либо методист, либо и тот и другой. Преподавателю, да и методисту – легко: название группы формируется по названию предмета, поэтому сложностей с тем, кому все это написать не возникает. Что же студенты? Как известно, достаточно часто случается так, что один и тот же преподаватель, и уж тем более методист, общается с одной и той же академической группой студентов по разным дисциплинам. Что же предусматривает Google-алгоритм?

Получает студент письмо от Киптенко Виктории, и, если тема письма начинается с названия предмета –[vtic-kiev], а далее указывается ДОПОМІЖНІ МАТЕРІАЛИ, оптимизация коммуникаций - очевидна: [предмет] ТЕМА письма.

3. Необходимо настроить группировку писем в соответствующую папку.

В течение семестра в почтовом ящике и СТУДЕНТА, и ПРЕПОДАВАТЕЛЯ скапливается немалое количество писем с некоторым количеством заданий по разным предметам; ЦЕПОЧКИ ПИСЕМ постоянно всплывают как непрочитанные, разрастаясь новыми ответами. Совершенно очевидно, что уже через короткое время корреспонденции будет так много, что на поиски сообщения по конкретному предмету, да еще и с конкретным заданием, придется затратить немало сил, энергии и времени. Успешно решить эту проблему позволяет использование функции «ярлыки/фильтры» почтового сервиса Gmail.

ЯРЛЫКИ позволяют эффективно осуществить оптимизацию коммуникаций, поскольку фактически выполняют все функции, присущие папкам. Для создания ярлыка, который будет отличать все письма конкретной группы, необходимо открыть первое письмо в ней. В верхней панели управления почтовым ящиком выбираем характерную картинку, обозначающую ЯРЛЫК и вводим во всплывающем окне то название, по которому мы будем различать данную группу. Вполне логично ввести название учебной дисциплины и нажать «Сохранить». Таким образом, данному письму - цепочке присвоен ярлык с конкретным именем.

А что же с другими, последующими письмами?

Не каждый же раз упражняться пусть и в простых действиях?

В чем же преимущества Google-алгоритма?

Для того, чтобы упорядочить все ЦЕПОЧКИ ПИСЕМ данной группы, нужно не только создать ЯРЛЫК, а и установить СООТВЕТСТВУЮЩИЙ ФИЛЬТР, который автоматически будет формировать папку из писем. Прием оптимизации коммуникаций в данном случае также достаточно прост. В самом письме раскроем детали пункта «Кому» и, во всплывающем окне, копируем адрес почтового ящика нашей тематической группы. Его легко опознать по характерной второй части - @googlegroups.

Выделив мышкой нужный нам фрагмент, мы либо пользуемся комбинацией клавиш Ctrl+C, либо при нажатии правой кнопкой мыши на выделенный фрагмент во всплывающем окне выбираем «Копировать». На этой же вкладке переходим в пункт «Фильтровать письма из этого списка рассылки».

Появляется всплывающее окно. Поскольку для нас важна оптимизация коммуникаций преподаватель-студент ВАЖНО ОБЯЗАТЕЛЬНО вставить (Ctr+V или правая кнопка мыши и "вставить" во всплывающем окне) скопированный адрес в окошко КОМУ. Также ставим отметку в окошке «С приложением» и нажимаем «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».

Все те же операции можно осуществить, воспользовавшись вкладкой «Ярлыки» - «Управление ярлыками», после чего, попав в панель настроек, выбрать вкладку Фильтр, а внизу страницы – Создать новый фильтр. Опять же, поскольку для нас важен диалог, скопированный адрес группы, мы вставляем в строчку КОМУ. Нажимаем кнопку Дальше.

В появившемся окне отмечаем Применить ярлык, из выпадающего списка выбираем нужный ярлык по выбранному нами называнию, поставить отметку в пункте «никогда не отправлять в спам» и чуть ниже – «Применить фильтр к соответствующим цепочкам». Последнее действие – нажать на кнопку «Создать фильтр».

После того, как создан ярлык и сформирован фильтр, все письма одной группы в нашем почтовом ящике будут помечены ярлыком, название которого также отражается в левом столбце. Этот ярлык можно выделить определенным цветом, воспользовавшись выпадающим окном справа от названия ярлыка. Сразу же все письма, отмеченные таким ярлыком, кроме названия получат и цветовой идентификатор.

При такой оптимизации коммуникаций мы всегда легко определим тематическую группу, ничего не перепутаем и легко найдем любое письмо. Нажав соответствующий ярлык мы попадем в папку, где сгруппированы все письма данной группы – именно по этой конкретной дисциплине.

4. Очень существенно разгрузить свой «почтовый стол», АРХИВИРУЯ корреспонденцию.

Естественно, что функция «Ярлыки/Фильтры» применима не только к коммуникациям преподаватель-студент в группах. Любые письма регулярных коммуникаций по описанному выше алгоритму помечаются ярлыками, и фильтры автоматически формируют папки. Если в ответ на рассылку не предполагается обратная связь, создавая ярлык, мы вставляем скопированный адрес отправителя в ячейку «От». ОДНАКО, в своем почтовом ящике мы видим все письма, выделенные жирным шрифтом – непрочитанные, без выделения – прочитанные, помеченные и не помеченные ярлыками. Такое нагромождение утомляет!

Оптимизация коммуникаций, в том числе, состоит в том, чтобы РАЗГРУЖАТЬ свой рабочий стол. И Google-алгоритм, в этом смысле, достаточно предусмотрителен. Все прочитанные (КАК, ВПРОЧЕМ, И НЕ ПРОЧИТАННЫЕ) письма можно ОТМЕТИТЬ и, выбрав соответствующую иконку, ЗААРХИВИРОВАТЬ. Письма попадают в архив, при этом распределяясь в соответствующие папки. Соответственно, позже, можно просмотреть ярлыки в левой колонке, и в тех, которые выделены жирным шрифтом изучить новую корреспонденцию.

Вполне логично, что не все письма помечаются ярлыками, иногда нам нужно найти, что-то из эпизодической или вообще случайной корреспонденции. Слева под ярлыками есть слово «Еще». Нажав на стрелочку справа в выпадающем списке нам следует выбрать ярлык «Вся почта». Именно здесь находятся ВСЕ ПИСЬМА, которые мы когда-либо получали и НЕ УДАЛЯЛИ, а АРХИВИРОВАЛИ. Ярлык «Вся почта» можно перетащить в вверх панели, и в любой момент, нажав на него, мы сможем воспользоваться функцией поиск и найти любое письмо по адресу (если мы его знаем), фамилии, имени, теме, любым словам в теле письма.

Поэтому, НЕ СПЕШИТЕ УДАЛЯТЬ. Оптимизация коммуникаций при помощи функции АРХИВАЦИИ позволяет со временем отыскать любое НЕ УДАЛЕННОЕ ПИСЬМО. В среднем объем нашего ящика в почтовом сервисе Gmail рассчитан на 250 тысяч писем и этот объем постоянно растет. Даже при самой активной переписке – это на два-три года.

Вот теперь Google-алгоритм позволяет действительно комфортно и эффективно осуществлять коммуникации преподаватель-студент.

Несомненно, практика раскрывает различные нюансы и ваши КОММЕНТАРИИ, ОТЗЫВЫ позволят усовершенствовать этот алгоритм.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru