Внедряем ERP сами

Внедряем ERP сами

Итак, хочу поделиться тем как мы внедряем ERP - систему собственными силами. Да, да, да… именно собственными. Скажу сразу — внедряем SAP. Учитывая то, что SAP это достаточно серьезная система, то подходили мы к внедрению тоже осторожно и серьезно. Провели анализ на рынке консалтинговых услуг, выяснили сколько и за что берет консалт и учитывая то, что трое в нашей команде уже имели представления о SAP по опыту прошлой работы — решили внедрять собственными силами. К внедрению мы подошли в следующем составе (я не беру в счет состав рабочих групп):

3 инженера, выполняющих настройки;

1 базисник, администрирующий систему;

1 руководитель проекта.

Итак, процесс пошел

Изначально руководством поставлена задача — максимально внедрить функционал SAP (т. е. с максимальной эффективностью использовать вложенные в систему деньги). До этого три человека, которые пришли на предприятие из консалта знали только два направления функционала — логистика и финансы. Внедрить предстояло — управление персоналом, финансы, логистику, управление проектами, производство, сервис и ремонт, управление качеством и т. д.

Начали с того, что составили план проекта. Почитали литературу по направлению и в течении недели нарисовали план из нескольких этапов. Изначально сделали так:

1 Этап – внедряем базовые компоненты из большой кучи модулей;

2 Этап – наворачиваем дополнительные компоненты, внедрение которых требует базовых компонентов;

3 Этап – прикручиваем прочие бантики.

За основу внедрения каждого этапа был взят план внедрения предлагаемый SAP, плюс немного корректив:

Подготовка проекта

Начальный план проекта;

Технические требования;

Формирование рабочих групп;

Контроль качества этапа.

На данном этапе формировали план проекта сначала укрупненный, набрасывали только основные вехи. Покупали систему, закупали сервера, устанавливали SAP. Формировали рабочие группы, которые состояли из участников укрупненных бизнес-процессов (например, рабочая группа по управлению персоналом, рабочая группа по сбыту и т. д.). Периодически проводили совещания, на которых контролировали сроки и качество выполненных работ, как возможность идти дальше.

Концептуальный проект (КП)

Проведение семинаров;

Выявление и анализ бизнес-процессов;

Подготовка концептуального проекта;

Контроль качества этапа.

Рабочие группы, сформированные на этапе

Подготовки проекта, теперь начали работу – проводились семинары на которых, инженеры ИТ рассказывали о возможностях системы в том или ином направлении (направление задавалось тематикой семинара), а владельцы бизнес-процессов докладывали о том, как строится бизнес без внедрения системы и что хотелось бы изменить. Таким образом собирались требования к системе и проводился мозговой штурм по решению проблем. По результатам всех совещаний/семинаров формировался концептуальный проект, который содержал в себе требования к системе и пути их реализации в SAP. Кроме прочего, там фиксировали требования к ведению справочников, к реализуемым отчетам и отмечали то, что еще не реализовано.

Контроль качества формировался через периодические совещания на которых собирались руководители Рабочих групп и отчитывались о проделанной работе. Это позволяло дать оценку общему ходу внедрения и если что то шло не так, то изменить курс.

Реализация

Формирование прототипа;

Определение ролей пользователей, формирование и тестирование ролей;

Разработка интерфейсов для интеграции (на деле получалось только формировать ТЗ);

Обучение пользователей/Подготовка документации;

Интеграционный тест;

Контроль качества этапа.

После подготовки концептуального проекта приступили к настройке прототипа. Реализовывали все согласно тому, как задокументировали в КП, дабы избежать срыва сроков и не утонуть в куче вопросов. Параллельно определялись пользователи ответственные за тот или иной процесс и формировались их роли и полномочия. Так как на предприятии существуют несколько автоматизированных систем, то был определен первоисточник информации и сформированы требования к интеграции с другими ИС.

По окончанию подготовки прототипа, приступили к документированию правил работы с системой – подготовке инструкций. Затем в учебных классах организовали обучение с демонстрацией функциональности инженерами ИТ и самостоятельным выполнением заданий пользователями.

Когда все были обучены, начался самый интересный этап – интеграционный тест. Месяц ведения двойного учета, в это время пользователи кроме выполнения своей обычной работы в других системах – ведут работу в системе SAP, занося туда данные. По окончанию месяца будет подведен итог.

Заключительная подготовка

Окончание тестирования;

Корректировка прототипа по результатам тестирования;

Перенос настроек из тестовой системы в продуктив (зависит от концепции, если в системе не наделали бардака за время тестирования, то можно скопировать тест в продуктив).

Контроль качества этапа.

Продуктивный старт и поддержка

Запуск системы в продуктив;

Поддержка пользователей;

Контроль качества этапа.

Сейчас мы на самой интересной стадии – формируем документы с пользователями. Пока все идет хорошо, но уже можно сделать кое какие выводы.

При разработке концептуального проекта всегда утверждайте его у рядовых пользователей и руководителя Рабочей группы, старайтесь на этапе настройки показывать работающий процесс, чтобы пользователь оценил полноту используемой информации. Иначе потом будет куча вопросов.

Старайтесь максимально втянуть рядовых пользователей в процесс внедрения, сделать из них активных «внедренцев», пробудить в них желание оптимизации и автоматизации собственного труда – будет намного проще.

Утверждать концептуальный проект проще с помощью проектных решений. Зачастую КП это документ из 150-200 страниц технического текста – утвердить его, а значит заставить Руководство его прочитать практически нереально. Проще оформлять каждый БП с помощью проектного решения на 10 страничек и подписывать.

Управляйте проектом – для этого необходимо всегда быть в курсе того, что происходит. Этого мы достигали путем регулярных совещаний и отчетов с проверкой/демонстрацией результатов.

Вот примерно так я пока смог сформулировать то, что нами проделано и то, к чему мы стремимся. Успешных всем внедрений!


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru