Порядок работы с электронной почтой

Порядок работы с электронной почтой

1.Официальными адресами организаций и сотрудников являются адреса вида @ocpi. ru. Отправляемая корреспонденция должна подписываться только этими адресами.2.По электронной почте производится направление всех документов по организациям, задействованным в проекте.3.Доставка электронного письма осуществляется немедленно (при исправном подключении в Интернет).4.Для приема официальных документов по электронной почте в организации должен быть выделен специальный адрес и назначен ответственный сотрудник (или несколько).5.Письмо с официальным документом должно содержать Подтверждение о прочтении.6.Документы должны отправляться в формате MS Office 97 и выше или в PDF. При использовании других программ для подготовки документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение. Большие документы (свыше 1 МБ) нужно архивировать в формате ZIP. При использовании других форматов архивирования отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение.7.Документы с печатью или подписью отправляются отсканированными с разрешением 200 DPI, сохраненные как рисунок (JPG, JPEG, GIF, PNG) или документом PDF. При использовании других программ для подготовки документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение.8.Недопустимо использовать официальные адреса при регистрации на сайтах, не входящих в Проект ИСО; для этого можно использовать адреса, зарегистрированные на бесплатных серверах (www. mail. ru, www. yandex. ru, www. e-mail. ru).9.Проверка почты в течение рабочего дня сотрудника (исключая работу на выезде, командировки) должна осуществляться каждые 15 мин (при наличии постоянного подключения в интернет ММЦ). Рекомендуется указать ярлык на почтовую программу в пункте Автозапуск.10.Для оперативной рассылки информации (документов) созданы рассылки электронной почты. Imc@list. ocpi. ru содержит официальные адреса ММЦ, imc-dir@list. ocpi. ru содержит адреса директоров ММЦ, imc-zamdir@list. ocpi. ru содержит адреса заместителей директоров ММЦ, imc-buh@list. ocpi. ru содержит адреса бухгалтеров ММЦ. Дополнительно могут быть созданы рассылки для методистов, информация об этом будет размещена на сайте РКЦ (ims. ocpi. ru). Наличие подписки у сотрудника должен проверять сам сотрудник или системный администратор ММЦ.11.Отправку почты @ocpi. ru осуществлять через сервер smtp. ocpi. ru (с авторизацией).12.Обеспечение бесперебойной работы подключения к интернет возлагается на системного администратора ММЦ (сотрудник, назначенный ответственным в ММЦ).13.Сообщения, содержащие компьютерные вирусы, блокируются сервером и не доставляются адресату.14.Все передаваемые и принимаемые по электронной почте сообщения и файлы должны проходить проверку антивирусными средствами. Ответственность за функционирование и еженедельное обновление антивирусного программного обеспечения несет системный администратор ММЦ (в рамках проекта ИСО возможно будет предоставлено антивирусное программное обеспечение, сейчас рекомендуется использовать антивирусы, распространяемые бесплатно)Приложение. Рекомендуемое программное обеспечение1.Файлы PDF можно создавать из программы ABBYY FineReader? сразу после сканирования. Для документов с печатями и подписями распознавание делать не надо.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru