Этикет электронной почты для занятых людей

Этикет электронной почты для занятых людей

Недавно в своем блоге венчурный инвестор Фред Уилсон рассказал о том, что по-прежнему пытается осилить управление электронной почтой и о различных решениях, которые он перепробовал. Он сделал вывод: «Как только я добиваюсь повышения производительности, меня одолевают объемы корреспонденции». Эта знакомая проблема. Мы очень заняты и получаем массу писем. Так что же делать?

Пришло время для более обдуманного подхода, который основан на стратегии «больше – это меньше». Чтобы вам было легче начинать, мы подготовили подборку лучших советов по управлению электронной почтой. И, поверьте, они связаны не только с вежливостью, а также с эффективностью и получением нужных ответов.

1. Будьте лаконичным

Вам нравится получать длинные письма? Нет? Хороший способ – свести объем письма к одной строке. Если это не возможно с тем или иным письмом, постарайтесь сделать его как можно более сжатым. Скорее всего, ваш адресат будет просматривать почту через смартфон или ноутбук, поэтому, чем короче будет письмо, тем лучше оно будет воспринято, и тем быстрее вы получите ответ.

2. Обсуждайте действенные шаги в первую, а не в последнюю очередь

Стандартной практикой является начинать письмо с обобщения того, что случилось на собрании или во время телефонного разговора, а только затем переходить к возникшим вопросам. Однако это может привести к тому, что важная информация затеряется. Изменив этот порядок, и перечислив действенные шаги в первую очередь, вы привлечете внимание к тому, что вас интересует.

3. Нумеруйте свои вопросы

Это письмо № 101. Если вы еще этого не сделали, перечисление нескольких вопросов по пунктам должно стать стандартным протоколом для всей электронной корреспонденции. Если вы этого не сделаете, вы рискуете, что ваш клиент или покупатель ответит лишь на первый вопрос, который привлечет его внимание. (И вам придется писать другое письмо, чтобы спросить об этом снова).

Хороший способ – свести объем письма к одной строке.

4. Проясняйте дальнейшие действия

Письма, в которых не содержится ничего, кроме «Что вы думаете об N?» обычно безрезультатны. Будьте проактивным и возьмите на себя инициативу в общении так, чтобы дальнейшие действия были ясны. Если вы предлагаете сделку, составьте четкий план с самого начала. Если вы хотите согласовать что-то с руководством, поделитесь своими идеями и поинтересуйтесь, согласны ли они с вами. Они могут и не согласиться, но предоставляя им отправную точку, что-то, на что они могут отреагировать, вы ВО МНОГО РАЗ увеличиваете вероятность ответа, не ожидая, что кто-то сделает первый шаг за вас.

5. Устанавливайте сроки

Некоторые считают, что упоминание сроков имеет повелительный тон. Напротив, я заметил, что успешные занятые люди приветствуют определение сроков. Это помогает им встроить задачи в свое расписание. Если требуется срочный ответ, вежливо упомяните о сроках: «Для успешной реализации проекта, прошу вас ответить до 18 января». Если сроки не важны, выразите это так: «Если я не получу от вас ответа до 18 января, я вновь напишу вам, чтобы узнать ваше мнение о моем предложении».

6. Используйте аббревиатуру FYI для электронной почты, которая не требует ответных действий

Некоторые письма предназначены для информирования широкого круга получателей. Однако корреспонденция, не требующая ответа, должна быть помечена соответствующим образом, чтобы ей уделялось соответствующее внимание. В офисе Behance мы используем тег FYI в верхней части всех писем, которые содержат информацию, не требующую ответных действий. Это позволяет отфильтровать подобную корреспонденцию, визуально, или установив специальную метку в клиенте электронной почты.

7. Сообщайте, что вы вернетесь к вопросу позже

Если кто-то присылает вам срочное письмо, на которое вы не можете ответить в тот же день (неделю, месяц), сообщите об этом коротким письмом, особенно, если вы собираетесь вернуться к этому вопросу. Это также сохранит доброжелательные отношения: Объяснить сейчас, почему вы не можете заняться тем или иным вопросом, намного эффективнее, чем извиняться позже. Корреспонденция, не требующая ответа, должна быть помечена соответствующим образом, чтобы ей уделялось соответствующее внимание.

8. Не отправляйте письма «Спасибо!»

Если вам нечего сказать по существу, не отправляйте письмо. Воздержаться от однословных сообщений, вроде «Спасибо!» достаточно сложно, поскольку это может показаться невежливым. Однако в этом случае, вы проявите свою благодарность тем, что вы прислали на одно письмо меньше.

9. Никогда не отправляйте гневные или вызывающие письма

Электронная почта – очень ограниченный способ передачи информации, когда речь идет о передаче эмоций, поэтому гневные письма – не очень хорошая идея. Чаще всего они провоцируют еще большее напряженность и более активную переписку. Иногда гневные письма можно использовать в терапевтических целях. Если случай как раз такой, напишите письмо и удалите. Когда разгораются противоречия, лучше все обсудить при личной встрече или по телефону. Электронные письма дают почву для недопонимания.

10. Никогда не используйте функцию «ответить всем» (кроме случаев, когда это обязательно)

Если вы получили письмо, отправленное большой группе людей, лучше не отвечать всем сразу. Если человек несет ответственность за отправку почты, то он обычно обрабатывает и ответные сообщения. Помните: Если использование функции «ответить всем» кажется необходимой, вы, вероятно, ведете переписку по вопросу, который было бы лучше (и эффективней) обсудить при личной встрече.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru