Как правильно переезжать в новый офис

Как правильно переезжать в новый офис

В жизни многих предприятий возникает такой момент, который сопряжен с хаосом, нервотрепкой и угрозой потери имущества, именуемый «переезд в новый офис». Неправильная организация этого процесса может внести разлад в коллектив, грозить потерей по пути ценных бумаг и принести иные неприятные последствия. Поэтому предлагаем вам ознакомиться с тем, как правильно переезжать в новый офис.

Одна из наиболее болезненных проблем при возникновении необходимости переезда – это потеря клиентской базы. Действительно, они ведь привыкли к вашему местонахождению и, не найдя вас на прежнем месте, пойдут к конкуренту. Поэтому не забывайте снять вывеску при переезде и самой первой ее размещать в новом офисе. То же самое касается и прочих рекламных конструкций: убираем или перемещаем к новому офису штендеры, стрелки, уличные баннеры и все остальное.

Этим попытка сохранить существующую клиентскую базу ограничиваться не должна ни в коей мере. Необходимо оповестить всех клиентов путем звонков, писем по электронной почте, либо же пусть сотрудники, знающие о переезде, во время разговора с клиентом уже предупредят его об этом. Не забудьте также изменить информацию в подписи всех сотрудников в их электронной почте. На первых порах лучше не просто изменить ул. Иванова, 110 корп. 3 на ул. Петрова, 27 офис 34, а выделить этот момент отдельно. Например, так: «Внимание! Мы переехали. Будем рады Вас видеть по адресу…»

Теперь непосредственно о переезде. К переезду, как и к войне, нужно готовиться заранее. Вам понадобится такой арсенал: коробки, скотчи разной ширины, пакеты, цветные стикеры. Также было бы неплохо продумать значки – обозначения и распечатать их на обычном принтере.

Надеюсь, у вас в компании проведена инвентаризация? Если нет, то самое время это сделать. Гораздо проще упаковать и впоследствии найти и опознать вещи сотрудников, если на них есть отметки. К слову, можно поручить каждому сотруднику собрать его персональное рабочее место, обозначив свои вещи стикерами с собственным именем. Если будет несколько коробок, принадлежащих одному человеку, именно он их и разберет на новом месте, что не допустит путаницы – ведь кресла, папки и канцелярские принадлежности у всех сотрудников почти наверняка идентичны.

Что касается общих вещей, то и собирать их нужно либо всем вместе, либо поручив это выбранному заранее ответственному лицу. Чтобы впоследствии не запутаться, что и где искать, на каждом пакете и коробке нужно поместить набранную и распечатанную опись.

Теперь насчет компьютеров и прочей оргтехники. Отключать их должен специалист, а не офис-менеджер, который может вывести своими действиями технику из строя. Вы, наверняка, привлекали мастера со стороны, если у вас в нет такой штатной единицы, вот и воспользуйтесь его услугами вновь. Ваши работники могут помогать тем, что будут приклеивать стикеры и иные отличительные значки к шнурам и болтам. Кстати, если болтов много, то их помещают в пакет и приклеивают к предмету, с которого они сняты (это относится и к мебели).

А вот самые ценные вещи должен забирать руководитель. Сейф лучше перевезти, не вытаскивая из него ничего, к себе домой, и уже потом, когда все вещи расставлены в новом офисе, отвезти его. Все базы данных также возьмите под свой личный контроль. И возьмите под свое попечение диски с драйверами на технику.

При прибытии сотрудников на новое место работы ознакомьте их с планом помещения и размещения рабочих мест. На плане обозначьте курилку, место расположения кофемашины/кулера и микроволновки, затем дайте им план, и пусть сами распределят рабочие места в зависимости от важности своих потребностей. После того, как места распределены, работники должны обозначить себя на плане, причем указания одной фамилии недостаточно. Нужно указать, чем будет оборудовано рабочее место Пупкина (монитор инв.№1, системный блок инв.№2, клавиатура инв.№3, компьютерная мышь инв. №4, папка для бумаг инв.№5, лоток с бумагой инв.№6, калькулятор инв.№7, настольный органайзер инв. №8 и пр.).

Перед тем, как въезжать в новый офис, его необходимо хорошенько отчистить и отмыть. Пригласите сотрудников клининговой компании, которые профессионально отмоют помещение до блеска. Либо же попробуйте поручить это собственному коллективу – если там хороший командный дух, то это станет своего рода командообразующей игрой.

И последний нюанс. Как правильно переезжать в новый офис – самостоятельно или при помощи мувинговой компании (которая осуществляет профессионально переезды)? Совет здесь таков: если у вас действительно большая компания, в которой трудятся несколько десятков человек, то без мувинговой компании не обойтись. Всем остальным переезд можно осуществить собственными силами, и, поверьте, это тоже станет неплохой командообразующей игрой.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru