Кадровый документооборот

Кадровый документооборот

Современное российское законодательство требует наличия огромного числа документов, которые фиксируют и регулируют взаимоотношения между работодателем и работником. Трудовая инспекция и прочие органы госструктуры в последнее время довольно часто приезжают с проверкой на предприятия, и они имеют полное право потребовать предъявить практически любой из документов, которые фиксируют трудовые взаимоотношения. Разрабатывать, оформлять, вовремя вносить коррективы в них – все это задача кадровой службы предприятия. Возможно, ваша фирма небольшая, и отдельной структуры, посвященной кадрам, нет. Но кадровый документооборот очень важен, так что вам придется самому его вести.

Мы решили упростить вам задачу, и опубликовать несколько статей, которые помогут в составлении всего перечня необходимой документации. Вы будете удивлены тем объемом работы, который предстоит выполнить. Естественно, в рамках одной статьи невозможно привести все рекомендации. В этой вы найдете лишь общие советы, с оформления каких документов стоит начать, а далее будут опубликованы списки документов по категориям и советы по их оформлению.

Итак, в путь к легитимности.

В первую очередь необходимо составить штатное расписание, а также график отпусков. Вообще, согласно законодательству, график отпусков должен быть составлен за две недели до наступления нового года, но, как говорится, лучше поздно, чем никогда.

Разобравшись с этими документами, проверьте, со всеми ли работниками есть договор, если нет, то составление и подписание его – первоочередная задача. После проверьте записи в трудовых книжках работников, наличие приказов о приеме и переводе работников, правильность их оформления.

Если у вас еще нет журнала регистрации трудовых договоров, журнала регистрации приказов о приеме, увольнении, работников, заведите в обязательном порядке. Не забудьте также о ведении учета трудовых книжек работников.

После этого проведите ревизию: есть ли у вас карточки формы Т-2 (личные карточки на работников). Если нет, оформляйте. Если есть, проверьте, все ли там верно оформлено, не пропущены ли важные сведения.

Закончив с этим, можно смело приниматься к составлению и внедрению локальных актов (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.). Это очень важная работа, выполнять которую стоит скрупулезно, основываясь на нормах ТК РФ. Не стоит рассчитывать, что вы управитесь за один-два дня, лучше медленно, но верно.

Обращаем ваше внимание на то, что не стоит поддаваться соблазну оформить документы задним числом. Проверяющие структуры свое дело знают, и всегда смогут вывести вас на чистую воду (читай: выявить фальсификацию и наложить немалый штраф). Составляйте документы текущей датой, но указывайте в ней реальные даты, к примеру, приема сотрудника на работу.

Резюмируя: не стоит недооценивать кадровый документооборот. Не торопитесь уничтожать на первый взгляд ненужные и забытые документы. Например, невостребованную работником трудовую книжку вы обязаны хранить 50 лет, а многие другие документы (личные карточки, трудовые договоры, приказы и мн. др.) и того больше – 75 лет. Все эти документы надлежит сдавать в архив. Уточнить перечень и требования по хранению можно в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru