Эффективный тайм менеджмент или как управлять временем.

Эффективный тайм менеджмент или как управлять временем.

Практически каждый менеджер рано или поздно сталкивается с проблемой нехватки времени. В сутках всего 24 часа, а дел, которые необходимо осилить, с ускорением темпов жизни становится все больше. При неправильном планировании временного ресурса эта проблема может быть тотальной и со временем стать источником стресса или СЭВ. Изменить ситуацию и повысить эффективность использования временного ресурса можно используя тайм-менеджмент. Можно выделить две основные концепции тайм-менеджмента. Один из них — стандартное планирование рабочего времени, основанный на принципе «сначала планируйте работу, а затем работайте по плану», при данном способе весь рабочий день разбивается на небольшие временные отрезки (обычно час). Второй — блочное планирование — предполагает укрупнение временных интервалов в блоки с одновременной ориентацией на события. Рассмотрим каждый из указанных методов подробнее.

1. Стандартная система тайм-менеджмента.

До начала работы составьте подробный список всех дел, которые вам необходимо выполнить (не забудьте в него включить также работу, выполняемую вашими подчиненными, но требующую проверки или контроля с вашей стороны). Далее задачи необходимо рассортировать по группам исходя из их приоритетности:

1 группа. Это те задачи, которые необходимо выполнить в планируемом периоде в обязательном порядке (высокая степень важности, истечение сроков).

2 группа. Сюда следует включить те дела, которые также имеют высокий уровень приоритетности, но менее значимы, чем отнесенные в 1 группу.

3 группа. Это то, что вам хотелось бы успеть сделать в планируемый период. Эти дела можно отложить на более поздние сроки, но если перечень задач из предыдущих двух групп выполнен, то им необходимо уделить внимание.

4 группа. Перечень задач, которые можно передать к исполнению сотрудникам, находящимся в подчинении.

5 группа. Список дел, которые можно «отложить в долгий ящик» или вообще о них забыть. Учитесь говорить «нет» тем вопросам, задачам и людям, которые не соответствует вашим приоритетам.

На следующем этапе необходимо на основании списка отсортированных по приоритетности задач составить конкретный план работы на планируемый период (день, неделя, месяц и т. д.). Чтобы данный план был действенным и эффективным необходимо следовать нескольким принципам: планируйте выполнение наиболее важных дел на то время, когда вам лучше и продуктивнее всего работается; выполнение однотипных операций желательно объединять. Это касается, например, телефонных звонков, написания писем, подготовки ежедневных отчетов и т. д.; составляя план, оставьте 20 % времени на непредвиденные задания, незапланированные встречи, разговоры, форс-мажорные ситуации; для визуальной наглядности рассортированные задачи можно разложить в разные папки или разные отделы накопителя для бумаг.

2. Блочный метод планирования.

Блочный метод подходит к применению в том случае, когда необходимо видеть общую картину, а не частности. Таким образом, выделяется несколько крупных задач (администрирование, контроль, обучение, планирование и т. д.), а затем выделяется временной промежуток для их выполнения (блок). Основная сложность в использовании данного приема - постоянное следование цели, не стоит отвлекаться на излишние частности и подробности. Конечно, эффективный тайм менеджмент подразумевает самостоятельное определение менеджером наиболее приемлемого и удобного метода.

Первый способ будет эффективен для рядовых сотрудников или менеджеров низкого и среднего звена, рабочий день которых включает выполнение множества небольших по продолжительности задач. Для топ-менеджмента наиболее оптимальным будет использование второго варианта планирования, поскольку его основные преимущества в гибкости и стратегическом подходе. Возможна также разработка и использование индивидуального синтезированного способа планирования, включающего принципы обеих концепций.

Независимо от того, какой метод вы выберете для себя лично, самое важное - применять его последовательно изо дня в день, из недели в неделю, из месяца в месяц. Поначалу, на сам этап планирования будет уходить значительное количество времени, в дальнейшем с выработкой основных навыков использования приемов тайм-менеджмента этот процесс будет быстрым, и Вы научитесь управлять временем значительно эффективнее и продуктивнее.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru