Кадровое делопроизводство и его восстановление

Кадровое делопроизводство и его восстановление

В малых организациях зачастую кадровая работа по делопроизводству не ведется должным образом. Этому может послужить множество причин, отсутствие в штате кадровика, некомпетентность человека, отвечающего за кадровое делопроизводство и т. д.

Основными шагами по решению различного рода недоработок в кадровом делопроизводстве являются:

1. Обязательное знание и исполнение всех законов и нормативных актов, касающихся кадрового делопроизводства. Для этого лучше воспользоваться специализированными программами или консультативными фирмами.

2. Вторым шагом к разрешению проблем является сбор всех относящихся к работе документов, их просмотр и анализ. Необходимо определить недостающие части кадровой мозаики. Документы, для удобства можно поделить на категории: одна - обязательные и вторая - необязательные (такие, которые могут пригодиться).

3. Определяем те условия, которым будут соответствовать наши документы после восстановления. Необходимо выяснить соответствие существующих документов с реальными фактами рабочей жизни организации (выполняются ли договора в полном объеме, график работы сотрудников всех отделов и т. д.)

4. После выяснения всей информации проводим полную проверку всего кадрового делопроизводства на соответствие законам и реалиям работы организации. Необходимо учитывать то, что про все найденные недоработки и ошибки следует сообщать руководителю организации. Также необходимо изучить пожелания руководителя учреждения к формированию кадровых документов, узнать какие необязательные документы он хочет видеть в кадровом подразделении своего учреждения.

5. Пятым и последним пунктом идет приведение в полный порядок всех бумаг согласно всем поставленным руководством условиям, нормативным актам и законодательству. При отсутствии документов необходимо составить новые документы, при несоответствии уже существующей документации с поставленными требованиями, привести ее в порядок. При несоответствии с законодательством, уставным требованиям или действительности штатного расписания, необходимо его переделать. Это документ, на который опираются почти все документы кадрового делопроизводства.

Восстановив кадровые дела уже завершенных делопроизводственных лет их необходимо передать в ведомственный архивный фонд учреждения. В итоге все кадровые документы должны соответствовать всем четырем главным критериям: действующее законодательство, учредительная документация организации, штатное расписание и действительность.

После выполнения всех работ по восстановлению документов кадрового делопроизводства их утверждает руководитель учреждения. Руководителю организации необходимо утвердить лицо, которое будет ответственно за восстановленные документы и дальнейшую работу по кадровому делопроизводству, и оформить это решение приказом.

При возникновении каких-либо вопросов следует незамедлительно обратиться в специализированную компанию, которая окажет необходимые услуги по архивным работам, это и проведет не только реставрацию и восстановление документов, но и возьмет на хранение бумаги, проведет уничтожение макулатуры, оформит дела, проведет переплетные работы, предоставит услуги квалифицированной комиссии экспертов.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru