Какие прерывания обоснованы, а какие нет? ч.2

Какие прерывания обоснованы, а какие нет? ч.2 Продолжаем тему перерывов от работы. 3. Заставьте Ваш телефон работать на Вас (А не против Вас) Немного планирования может пройти долгий путь в работе по контролю телефонных прерываний, которые многие люди испытывают в течении всего дня. Если вы находитесь в сроках или ваше внимание должно быть интенсивным (и не прерываться), пользуйтесь голосовой почтой, осуществляя фильтрацию вызовов, или попросите помощника разобраться с сообщениями для вас. Таким образом, вы сможете обрабатывать звонки по приоритету, и в любое удобное для вас время. По сути, это время телефонных разговоров может быть запланировано в вашем расписании, и таким образом стать нормальной частью вашего рабочего дня. 4. Отдышитесь Во время прерывания очень легко увязнуть в "лихорадке" людей которые прерывают, поскольку они, несомненно, чувствуют, что их просьба является срочной. В действительности, однако, большинство прерываний объективно не являются подлинно кризисным поводом, и это может служить сигналом для всех, что лучше взять немного времени, прежде чем начинать действовать. Потратьте несколько минут, чтобы рассмотреть ситуацию. Отдышитесь и очистите голову. Небольшая задержка, даже всего на несколько минут, проходит долгий путь в точной оценке ситуации и адекватного реагирования. 5. Научитесь говорить "Нет" Часто бывает приемлемо говорить "нет" на просьбы или задачи, когда вы заняты, и кто-то другой может с этим справиться, если эта задача не является срочной, или это можно сделать и позже. Когда, говорят "нет" вежливо и искренне, а затем следует краткое объяснение, это лучший курс для дальнейших действий: "Я работаю с очень сжатыми сроками над важным проектом прямо сейчас, так, что я прошу прощения, но я не могу всё бросить и помочь". 6. "Свободное" и "Недоступное" Время Просто, но эффективно: пусть люди знают, когда вы доступны, а когда нет. Убедитесь в том, что люди знают, что во время вашего "времени недоступности", они должны прерывать вас только тогда, когда им придётся это сделать. Вы и ваши сотрудники также могут договориться о сигнале, который все в офисе могут использовать, когда недоступен, например, вывешивать табличку на двери, или просто закрыв дверь. Это устраняет прерывания и поможет избежать обид. Совет: Здесь будьте осторожны. Если вы менеджер, важной частью вашей работы, должна быть доступность для людей, для обработки срочных вопросов, которые возникают, и тренировки вашей команды, чтобы люди были максимально эффективны. Если вы поставите барьеры, которые слишком высоки, вы будете не в состоянии делать эту работу. Всеми средствами, используйте "время недоступности", но используйте его не более того, и убедитесь, что люди знают, что они могут прерывать вас, если существует реальный кризис. 7. Время "Только по приглашению" Составляйте расписание регулярных встреч для людей, с которыми вы говорите наиболее часто. Попросите этих людей, вести список дел, которые они должны обсудить, так, чтобы вы смогли охватить все пункты одновременно. И заставляйте себя делать то же самое. Политика " открытых дверей " это хорошо, но вы должны ограничить число людей которых вы приглашаете в вашу рабочую зону. Например, если вы планируете собрание, предложите, для удовлетворения ваших коллег, провести его в их офисе или конференц-зале. Таким образом, вы сможете оправдать себя после того, как вы достигните вашей цели. Кроме того, это гораздо проще встать и уйти самому, чем заставить людей покинуть ваш офис после того, как они сядут и почувствуют себя комфортно. 8. Неконтролируемые прерывания Существуют прерывания, которые вы, как ни старайся, просто не можете контролировать. Большинство людей счастливы запланировать что-то на более подходящее время, но когда это не сработает, быстро устанавливают параметры, говоря что-то вроде : "У меня только пять минут, чтобы поговорить об этом прямо сейчас", - и придерживаются этого. Не просите прерывателя не сидеть и не участвовать в светской беседе. Поощряйте прерывателя, чтобы получить право на точку и если решение не будет достигнуто до истечения отведенного времени, установить время для того чтобы вернуться к этому снова, придерживайтесь его.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru