Организация и проведение выставок и ярмарок

Организация и проведение выставок и ярмарок

Сегодня популярность ярмарок и выставок как средств PR многократно возросла, и они получили чрезвычайно широкое распространение. Ярмаркой называется определенный тип коммерческого мероприятия, главная задача которого состоит в заключении торговых договоров по демонстрируемым товарам. Выставка является, в первую очередь, публичной демонстрацией достижений определенной отрасли духовной либо материальной жизни общества, ее основная цель – это обмен знаниями, идеями и теориями, осуществляющийся одновременно с проведением коммерческой работы. Все мероприятия такого рода можно подразделить на следующие типы: международные и национальные ярмарки и выставки, специализированные и оптовые ярмарки, а также постоянно действующие экспозиции.

Началом выставочной деятельности любой организации является принятие руководством решения, касающегося того, в какой выставке и в каком масштабе следует участвовать. Также, принимая подобное решение, руководитель должен обязательно учитывать, где, когда, кем и для кого (то есть для какой целевой аудитории) будет проводиться выставка, каких материальных вложений она потребует и при помощи каких мероприятий будет возможной возвращаемость бюджета. Основными этапами подготовки к выставке являются:

- составление плана действий и назначение ответственного лица;

- определение порядка проведения организационных программ и мероприятий;

- учет потенциальных потребностей в дополнительных материалах, работниках и, как следствие, затратах;

- разработка плана выставочного стенда;

- составление сметы расходов, в которую входят прямые расходы, расходы на выставочные материалы, на работу с посетителями выставки и на содержание штата сотрудников.

Одним из важнейших документов по подготовке к выставке является план действий, в котором детально прописаны цели участия, сроки, место и время проведения выставки или ярмарки, лица, отвечающие за доставку материалов, оформление стенда и прочие организационные моменты, специфика и характер проведения выставки, документы, которые требуют предварительной подготовки и согласования (к примеру, рекламные листовки и проспекты, пресс релизы и так далее). Также план действий обязательно должен содержать общие данные о других фирмах, участвующих в выставке.

На время подготовки к выставке организацией назначается директор экспозиции, который подчиняется напрямую руководству организации. К основным обязанностям директора экспозиции относится планирование организационных мероприятий (при этом они должны планироваться в обратном порядке, начиная с момента открытия выставки). Также по предварительному согласованию с руководством набирается штат персонала, отвечающего за определенные направления подготовки, к примеру, подготовку экспонатов, проведение рекламной кампании, взаимодействие с представителями средств массовой информации, обучение стендистов, подготовку раздаточного материала и так далее.


Карта сайта


Информационный сайт Webavtocat.ru